La méthode Kaizen ou le principe d’amélioration continue

Si la méthode est née dans les entreprises japonaises, c’est en réalité un état d’esprit qui peut s’appliquer aussi bien au monde de l’entreprise qu’à chacun d’entre nous, dans notre vie personnelle, pour atteindre les objectifs que l’on s’est fixés.

Le Kaizen, c’est quoi ?

Le mot Kaizen est la contraction de deux termes japonais :

Kai – changement

Zen – Meilleur

Le Kaizen est un processus d’évolution continue qui repose sur de petites améliorations répétées au quotidien. C’est donc une méthode douce et progressive, à l’opposé des notions de “disruption” ou de “révolution” qui impliquent des changements plus brutaux.

Mais plus qu’une simple méthode, le Kaizen c’est avant tout un état d’esprit. Tout projet peut être considéré comme « un voyage de mille lieues. » Une très longue distance qui peut décourager si l’on veut aller trop vite mais qu’il suffit pourtant de décomposer en petits pas pour la parcourir sans difficulté majeur et atteindre son objectif final.

Pourquoi privilégier la lenteur ?

Parce que de petits changements répétés sont plus efficaces qu’un unique changement radical. Notre cerveau se méfie des changements brutaux qu’il interprète comme de potentiels dangers et rejette. Pour évoluer, il est donc préférable de décomposer un objectif ambitieux en petites tâches faciles à réaliser qui seront moins susceptibles de déclencher notre fameuse résistance au changement et qui pourront même, au contraire, nous inspirer fierté, plaisir et encouragement.

Les grands principes

Dans ses livres, Masaaki Imai expose quelques principes essentiels à adopter pour mettre en place un système Kaizen :

• Se remettre en permanence en question : même si quelque chose fonctionne, il faut toujours chercher à l’améliorer. C’est le seul moyen de rester concurrentiel.
• Ne pas viser la perfection mais l’amélioration continue. La perfection sera atteinte par la répétition de petites améliorations apportées au quotidien.
• Identifier la cause originelle des problèmes pour les résoudre durablement. Car régler les symptômes d’un problème sans en rechercher l’origine vous expose à être de nouveau confronté au problème.
• Régler les problèmes sans attendre : il est très important de régler les problèmes dès qu’ils se posent et avant qu’ils n’empirent et que cela devienne plus compliqué et plus coûteux en temps et en énergie de les résoudre.

5 techniques Kaizen faciles à appliquer

1 – La méthode des 5S

Le but de cette méthode est d’améliorer notre espace de travail et notre bien-être (ou ceux de nos/notre équipe(s)) pour gagner en efficacité, gaspiller moins de temps et d’énergie, diminuer les risques d’accidents et améliorer la qualité finale de la production.

Les 5 S désignent 5 mots japonais

Seiri : débarrasser, alléger l’espace de travail

Seiton : ranger, optimiser l’espace de travail

Seiso : nettoyer l’espace de travail

Seiketsu : ordonner, prévenir l’apparition de la saleté et du désordre

Shitsuke : être rigoureux, encourager l’auto-discipline

2 – Le cycle PDCA ou la roue de Deming

C’est un plan en quatre étapes qui permet de tester rapidement de nouveaux produits ou process et de les ajuster jusqu’à obtenir le résultat escompté, le tout en un temps réduit. Pour cela, on enchaîne ces quatre actions :

Plan : planifier

Do : mettre en œuvre

Check : vérifier

Adjust : ajuster.

Cela forme un cercle vertueux qui permet d’initier de nombreux changements en vérifiant qu’ils ont eu un impact positif et en s’adaptant aux changements. On retrouve ce mode de fonctionnement dans toute l’approche agile.

3 – La méthode des 5 pourquoi

Cette méthode répond à l’un des grands principes essentiels de la méthode Kaizen selon Masaaki Imai : remonter à la source des problèmes afin de les résoudre durablement. Pour cela, on se demande 5 fois « pourquoi ? »

Exemple : mon chantier a du retard.

Pourquoi ? Parce que l’un des intervenants n’a pas respecté le planning.

Pourquoi ? Parce qu’il lui manquait des matières premières.

Pourquoi ? Parce qu’elles n’ont pas été livrées à temps.

Pourquoi ? Parce que la commande a été passée trop tard.

Pourquoi ? Parce que la personne chargée des achats était absente et qu’elle n’a pas été remplacée.

L’intervenant qui n’a pas respecté le planning n’est en fait pas responsable du retard, c’est le manque de main d’œuvre qui est la cause originelle du retard.

4 – Les rétrospectives

Des rituels comme le stand-up, tirée de l’approche agile, sont souvent utilisés dans les systèmes Kaizen. C’est un rituel au cours duquel les équipes se réunissent debout et en cercle pour faire un point sur les productions en cours en s’aidant de post-it pour visualiser les tâches de chacun. Chaque membre de l’équipe s’exprime tour à tour, expose ce sur quoi il travaille, ses réussites mais aussi les problèmes auxquels il est confronté afin que l’équipe, au complet, puisse les résoudre.

5 – Le kanban

Cette méthode visuelle de gestion des flux permet de réduire les délais de production et d’améliorer la réactivité des équipes. C’est une méthode visuelle, simple à comprendre par tous, reposant sur la méthode du juste à temps : on fournit l’information de manière ponctuelle aux membres de l’équipe pour ne pas les surcharger d’informations inutiles.

Source : Welcome to The Jungle