Wrike a r\u00e9cemment men\u00e9 une \u00e9tude sur le stress et la productivit\u00e9 au travail. Parmi les salari\u00e9s interrog\u00e9s, 94 % d\u2019entre eux disent se sentir stress\u00e9s au travail. Or un niveau de stress \u00e9lev\u00e9 n\u2019est jamais tr\u00e8s bon pour votre productivit\u00e9. Alors, comment organiser sa journ\u00e9e pour \u00eatre plus productif au travail ?<\/em><\/p>\n\n\n\n
Comment changer les choses ?<\/h2>\n\n\n\n
On pr\u00e9f\u00e8re vous pr\u00e9venir tout de suite : il n\u2019y a pas de m\u00e9thode miracle pour mieux organiser vos journ\u00e9es et r\u00e9duire votre niveau de stress. En revanche, il existe des principes simples que chacun peut s\u2019approprier pour am\u00e9liorer son quotidien et devenir plus productif :<\/p>\n\n\n\n
- \n
- Hi\u00e9rarchiser et s\u00e9quencer sa journ\u00e9e.<\/li>\n\n\n\n
- Se cr\u00e9er des habitudes, pas \u00e0 pas.<\/li>\n\n\n\n
- Limiter les interruptions dans sa journ\u00e9e.<\/li>\n\n\n\n
- Utiliser la m\u00e9thode contre-intuitive pour \u00eatre plus productif (un peu de patience, on y vient.)<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Hi\u00e9rarchiser ses t\u00e2ches pour s\u00e9quencer ses journ\u00e9es<\/h3>\n\n\n\n
Certains pr\u00e9f\u00e9reront anticiper la semaine \u00e0 venir le vendredi en fin de journ\u00e9e, d\u2019autres la veille au soir. Il n\u2019y a pas de r\u00e8gle. En revanche, anticiper ses t\u00e2ches et les planifier dans le temps<\/strong> sont deux choses indispensables. C\u2019est la premi\u00e8re condition pour vous enlever une source de stress : l\u2019incertitude.
Comment hi\u00e9rarchiser ses t\u00e2ches ?<\/p>\n\n\n\nLa matrice d\u2019Eisenhower est une bonne base pour commencer. Pour la petite histoire, Dwight D. Eisenhower fut le 34\u00e8me pr\u00e9sident des \u00c9tats-Unis. Il avait, para\u00eet-il, une capacit\u00e9 incroyable \u00e0 organiser son emploi du temps.<\/p>\n\n\n\n
Deux facteurs sont \u00e0 prendre en compte :<\/p>\n\n\n\n
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- Le caract\u00e8re urgent (ou non) d\u2019une t\u00e2che.<\/li>\n\n\n\n
- L\u2019importance de cette t\u00e2che.
\u00c0 ces variables, on peut ajouter la difficult\u00e9 du sujet \u00e0 traiter.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\nNoter tout<\/h3>\n\n\n\n
Nous vous conseillons de noter tout ce que l\u2019on peut vous dire au cours de la journ\u00e9e (e-mails, r\u00e9union, appels, \u2026). Vous lib\u00e9rerez ainsi votre esprit<\/strong> en vous concentrant sur votre t\u00e2che actuelle plut\u00f4t que sur l\u2019information re\u00e7ue il y a 10 minutes.<\/p>\n\n\n\n
Notre conseil<\/em> : ayez toujours un carnet, des Post-it ou une application \u00e0 port\u00e9e de main pour ne pas oublier les prochaines t\u00e2ches \u00e0 accomplir. \u00c0 la fin de la journ\u00e9e, vous pourrez ainsi les classer par ordre d\u2019importance et les inclure dans votre to-do list. Tout est li\u00e9 !<\/p>\n\n\n\n
Comment planifier correctement ses t\u00e2ches ?<\/h2>\n\n\n\n
Le but du jeu est de terminer sa journ\u00e9e en \u00e9tant satisfait de ce que l\u2019on a r\u00e9ussi \u00e0 mener \u00e0 bien. Votre objectif n\u2019est donc pas de noter le maximum de t\u00e2ches possibles sur votre planning de la journ\u00e9e ; c’est le meilleur moyen de ne pas \u00eatre satisfait de vous-m\u00eame. Et ce n\u2019est pas bon pour votre moral, votre niveau de stress et votre productivit\u00e9. Alors, comment s\u2019y prendre ?<\/p>\n\n\n\n
Ma\u00eetriser votre agenda<\/h3>\n\n\n\n
Vos journ\u00e9es de travail font plus ou moins huit heures, et pas question de travailler le soir chez vous. Alors, pour que cela n\u2019arrive pas, il va falloir s\u2019organiser.
La premi\u00e8re chose \u00e0 faire est de noter l\u2019ensemble de vos r\u00e9unions, rendez-vous, brainstormings<\/em> et autres meetings<\/em> en \u00e9quipe. Vous ne pourrez pas y \u00e9chapper, alors mieux vaut les avoir enregistr\u00e9s dans votre calendrier.<\/p>\n\n\n\nNotre conseil<\/em> : lorsque vous le pouvez, groupez vos r\u00e9unions sur une, voire deux journ\u00e9es dans la semaine.<\/strong> Le reste du temps sera consacr\u00e9 \u00e0 produire et d\u00e9livrer ce que vous avez \u00e0 faire. Si ce n\u2019est pas possible, privil\u00e9giez le d\u00e9but ou la fin d\u2019apr\u00e8s-midi pour pr\u00e9voir ces r\u00e9unions.<\/p>\n\n\n\n
Aucune r\u00e9union le matin : pourquoi ?<\/h3>\n\n\n\n
C\u2019est g\u00e9n\u00e9ralement le moment o\u00f9 vous avez le plus d\u2019\u00e9nergie. Votre concentration est au maximum. Profitez donc de votre matin\u00e9e pour terminer la t\u00e2che la plus importante de la journ\u00e9e.<\/strong> et vous consacrez \u00e0 vos sessions de deep work<\/a><\/em>. Ces moments vous permettent d\u2019accomplir des t\u00e2ches qui vous demandent de la r\u00e9flexion et de la production : \u00e9criture, pr\u00e9sentation, strat\u00e9gie, dossier, illustration, d\u00e9veloppement etc.<\/p>\n\n\n\n
Inscrivez ces moments dans votre calendrier en pr\u00e9voyant une plage horaire r\u00e9aliste. Suivant les t\u00e2ches plus ou moins prioritaires (et urgentes) et selon leur niveau de difficult\u00e9 (temps pr\u00e9vu), remplissez la suite de votre calendrier sur le m\u00eame principe.
Votre journ\u00e9e et vos semaines ressembleront alors \u00e0 une succession de blocs de t\u00e2ches. \u00c0 la fin de la semaine, vous aurez enfin le sentiment d\u2019avoir avanc\u00e9 sur vos projets.<\/p>\n\n\n\nSe cr\u00e9er des habitudes, pas \u00e0 pas<\/h2>\n\n\n\n
Nous pourrions vous partager les habitudes des entrepreneurs les plus productifs du monde. Mais nous ne sommes pas s\u00fbrs que cela puisse vous faire avancer dans votre quotidien.<\/p>\n\n\n\n
Trouver sa propre routine<\/h3>\n\n\n\n
Ce qui a march\u00e9 pour votre voisin de bureau ne fonctionnera peut-\u00eatre pas pour vous. Chacun doit trouver ce qui lui convient et se cr\u00e9er un syst\u00e8me en adaptant ce qui existe.<\/p>\n\n\n\n
Les habitudes vont vous permettre de :<\/p>\n\n\n\n
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- gagner en efficacit\u00e9 (se poser moins de questions, pour d\u00e9livrer plus) ;<\/li>\n\n\n\n
- r\u00e9duire votre niveau de stress (d\u00e9finir un cadre pour mieux g\u00e9rer la pression ext\u00e9rieure) ;<\/li>\n\n\n\n
- avoir le contr\u00f4le de son temps (savoir quand vous \u00eates efficace et les t\u00e2ches que vous devez faire \u00e0 chaque moment cl\u00e9 de votre journ\u00e9e).<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Et lorsque nous parlons de\u00a0routine<\/a>, cela ne veut pas n\u00e9cessairement dire qu\u2019on doit se lever \u00e0 5h du matin, faire 25 minutes de m\u00e9ditation, 30 minutes de sport et se regarder dans le miroir de sa salle de bain en se r\u00e9p\u00e9tant qu\u2019on est le meilleur.<\/p>\n\n\n
\n![\"\"](\"https:\/\/www.emploitic.com\/images\/productivite.jpg\")
<\/figure><\/div>\n\n\nApprendre \u00e0 g\u00e9rer ses mails<\/h3>\n\n\n\n
1. Les consulter<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Posez-vous la question suivante : combien de fois par jour actualisez-vous la page de votre messagerie ? Une habitude \u00e0 prendre serait de r\u00e9duire ce chiffre \u00e0 deux (ou trois) fois maximum dans la journ\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n
Vous pouvez par exemple consulter vos e-mails :<\/p>\n\n\n\n
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- En arrivant au bureau le matin, pas avant !<\/li>\n\n\n\n
- En d\u00e9but d\u2019apr\u00e8s-midi ; il y a toujours une baisse d\u2019\u00e9nergie\u2026 repas oblige ! Profitez-en pour r\u00e9pondre aux messages les plus importants de la journ\u00e9e.<\/li>\n\n\n\n
- En fin de journ\u00e9e, accordez-vous une trentaine de minutes suivant le nombre d\u2019e-mails \u00e0 traiter pour vider votre bo\u00eete.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Trois fois, pas plus. Et vous sentirez d\u00e9j\u00e0 la diff\u00e9rence sur votre niveau d\u2019efficacit\u00e9 et de productivit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n
2. Les trier<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Triez vos messages par statut, comme suit :<\/p>\n\n\n\n
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- Bo\u00eete de r\u00e9ception : elle vous permet de trier vos e-mails entrants.<\/li>\n\n\n\n
- Aujourd\u2019hui : une r\u00e9ponse doit \u00eatre faite aujourd\u2019hui.<\/li>\n\n\n\n
- Semaine : une r\u00e9ponse doit \u00eatre faite avant la fin de la semaine.<\/li>\n\n\n\n
- Mois : pour les e-mails qui ne pr\u00e9sentent pas d\u2019urgence particuli\u00e8re, donc \u00e0 traiter avant la fin du mois.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Limiter les interruptions, d\u00e9finitivement<\/h3>\n\n\n\n
Saviez-vous qu\u2019il vous faut pr\u00e8s de 25 minutes pour vous (re)concentrer sur une t\u00e2che apr\u00e8s avoir \u00e9t\u00e9 interrompu ? C\u2019est consid\u00e9rable sur une journ\u00e9e de huit heures o\u00f9 l\u2019on peut \u00eatre d\u00e9rang\u00e9 des dizaines de fois.<\/p>\n\n\n\n
Notre conseil<\/em> : ne laissez personne vous interrompre dans vos t\u00e2ches le matin. Portez un casque ou des \u00e9couteurs est un bon moyen d\u2019envoyer un signal \u00e0 vos coll\u00e8gues : \u00ab Je ne suis pas disponible pour r\u00e9pondre \u00e0 vos questions<\/em>. \u00bb<\/p>\n\n\n\n
Mais nous n’avons pas toujours besoin des autres pour \u00eatre distrait. Une \u00e9tude men\u00e9e par le magazine Inc<\/em>. nous apprend aussi que nous consultons en moyenne 150 fois par jour notre t\u00e9l\u00e9phone. Bien s\u00fbr, beaucoup de ce temps-l\u00e0 est consacr\u00e9 aux r\u00e9seaux sociaux. Mais ce n\u2019est pas le sujet d\u2019aujourd\u2019hui.<\/p>\n\n\n\n
Se m\u00e9fier du multitasking<\/em><\/h3>\n\n\n\n
Quant au multit\u00e2che, tout le monde en parle. Pourtant, encore beaucoup de personnes continuent de switcher<\/em> d\u2019une t\u00e2che \u00e0 une autre toutes les 10 minutes. Vous souhaitez gagner en productivit\u00e9 sur vos journ\u00e9es ? Arr\u00eatez simplement le multit\u00e2che ! Une \u00e9tude<\/a> r\u00e9alis\u00e9e par Fuze<\/em> montre que, si vous jonglez d\u2019une t\u00e2che \u00e0 une autre, vous mettrez 50 % de temps en plus pour accomplir chacune d\u2019elles.<\/p>\n\n\n\n
Nous en revenons ainsi \u00e0 notre syst\u00e8me de hi\u00e9rarchisation et de planification. Si vous prenez le temps de pr\u00e9parer vos journ\u00e9es en amont, le multitasking<\/em>n\u2019existera (bient\u00f4t) plus.<\/p>\n\n\n\n
Apprendre \u00e0 dire “non”<\/h3>\n\n\n\n
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\u00ab The difference between successful people and very successful people is that very successful people say \u201cno\u201d to almost everything. \u00bb – Warren Buffett<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n
Bien s\u00fbr, l\u2019id\u00e9e n\u2019est pas de dire \u201cnon\u201d \u00e0 votre manager \u00e0 chaque fois qu\u2019il vous demande quelque chose. Mais ce qu\u2019il faut comprendre, c\u2019est que votre temps n\u2019est pas extensible. Or dire \u201coui\u201d \u00e0 tout revient \u00e0 ne rien prioriser et \u00e0 tout faire dans la pr\u00e9cipitation. Et \u00e7a ne sonne jamais tr\u00e8s juste.<\/p>\n\n\n\n
Accepter l\u2019imperfection et faire des pauses !<\/h3>\n\n\n\n
Cyril Couffe, docteur en psychologie cognitive et neuropsychologue, a men\u00e9 une \u00e9tude sur la concentration et la productivit\u00e9 \u00e0 l\u2019\u00e9cole et au travail.<\/p>\n\n\n\n
Faire r\u00e9guli\u00e8rement des pauses permettrait de gagner 10 % de performance en plus. Nous sommes en effet sollicit\u00e9s en permanence et les niveaux d\u2019exigence sont de plus en plus \u00e9lev\u00e9s.
\u00ab Pour r\u00e9cup\u00e9rer tout au long de la journ\u00e9e, il vous faut trouver r\u00e9guli\u00e8rement des moments de vraie pause, que ce soit par une activit\u00e9 visuelle (regarder par la fen\u00eatre) ou sonore (\u00e9couter de la musique) qui vous met dans un \u00e9tat de r\u00eaverie.<\/em> \u00bb explique Cyril Couffe<\/p>\n\n\n\nVous savez ce qu\u2019il vous reste \u00e0 faire ? Faites une pause avant de vous y remettre.<\/p>\n\n\n\n